Privatlivspolitik for SafeMind-appen

Hvem er ansvarlig?

Previon Nordic ApS er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i SafeMind-appen.

Har du spørgsmål om privatliv, dine rettigheder eller sletning af din konto, så skriv til kontakt@previonnordic.dk.

Om SafeMind

SafeMind er en trivselsapp, som Previon Nordic leverer som en del af sin forebyggelses- og trivselsservice. De fleste brugere får adgang gennem en organisation, der har en aftale med Previon Nordic. Nogle brugere får adgang direkte fra os. Appen er gratis for brugerne og har ingen køb eller abonnementer i appen.

Man kan ikke selv oprette en konto. Din konto oprettes af Previon Nordic eller af en administrator eller kaptajn i din organisation. Du logger ind med din e-mailadresse og en engangskode.

Det er frivilligt at bruge SafeMind.

Hvilke oplysninger behandler vi?

• Kontooplysninger: dit navn, din e-mailadresse, organisation, skib og rolle, hvor det er relevant, foretrukket sprog og eventuelt et medarbejdernummer (work ID), hvis din organisation bruger det. Du vælger også selv et alias i appen.
• Svar om trivsel: dine svar om trivsel, arbejdsforhold, stress, robusthed og søvn samt dine søvn-check-ins.
• Beregnede resultater: scorer, Care Levels og anbefalinger, der beregnes ud fra dine svar og eventuelt dine målinger, hvis du har slået dem til.
• Mira: de beskeder, du skriver til Mira, som er appens AI-chatbot, og de svar fra Mira, du vælger at gemme som favoritter.
• FaceScan, hvis du vælger at bruge det: resultater som puls og hjertefrekvensvariabilitet (HRV). Kameravideoen behandles på din telefon og gemmes aldrig.
• Data fra et armbånd, hvis du vælger at forbinde et Polar 360: puls, aktivitet og skridt, søvn og hjertefrekvensvariabilitet om natten.
• Oplysninger om sikkerhed: sikkerhedstjek, som dine svar udløser, sikkerhedsalarmer, de samtykker, du giver til kontakt med den fortrolige rådgivning eller din kaptajn, og dit kahytsnummer, hvis du oplyser det til det formål.
• Samtykker: hvilke samtykker du har givet, og hvornår.
• Brug af appen: dato og tidszone for, hvornår du åbner appen (bruges til point), dine point og dine favoritter.
• Tekniske oplysninger: appens buildnummer, et token til push-notifikationer, hvis din telefon registrerer et, og serverlogs. Vores adgangslog registrerer dit bruger-id, handlingen og din IP-adresse.

Nogle af disse oplysninger er helbredsoplysninger, som er en særlig kategori af personoplysninger efter GDPR.

Vi bruger ikke værktøjer til reklame, analyse eller fejlrapportering i SafeMind-appen. FaceScan-softwaren fra Shen.AI, som er indbygget i appen, kan selv indsamle tekniske oplysninger om din enhed.

Hvordan vi indsamler oplysningerne

• Fra din organisation eller Previon Nordic, når din konto oprettes, enkeltvis eller via en fil.
• Fra dig, når du besvarer spørgsmål, skriver til Mira eller ændrer indstillinger.
• Fra din telefons kamera, kun når du vælger at bruge FaceScan.
• Fra et Polar 360-armbånd via Bluetooth, kun når du vælger at forbinde et.
• Automatisk, når appen kommunikerer med vores servere.

Hvorfor vi bruger oplysningerne, og vores retsgrundlag

• For at levere check-ins, personlige vurderinger, Care Levels, anbefalinger og støtte i forbindelse med sikkerhed. Retsgrundlag: dit udtrykkelige samtykke (GDPR artikel 6, stk. 1, litra a, og artikel 9, stk. 2, litra a).
• For at oprette og administrere din konto, lade dig logge ind og levere den service, der er aftalt med din organisation eller med dig. Retsgrundlag: vores legitime interesse i at levere den aftalte service (artikel 6, stk. 1, litra f) eller, hvis du har adgang direkte fra os, vores aftale med dig (artikel 6, stk. 1, litra b).
• For at holde appen og vores systemer sikre, forhindre misbrug og rette fejl. Retsgrundlag: vores legitime interesse i sikkerhed (artikel 6, stk. 1, litra f).
• For at opbevare oplysninger, som loven kræver, at vi gemmer. Retsgrundlag: retlig forpligtelse (artikel 6, stk. 1, litra c).

Vi bruger ikke helbredsoplysninger til reklame, markedsføring eller dataudvinding, og vi sælger ikke personoplysninger.

Du har hverken pligt efter loven eller efter en aftale til at give helbredsoplysninger. Uden dit samtykke til behandling af helbredsoplysninger kan SafeMind ikke give dig personlige vurderinger og anbefalinger.

Automatiske resultater, Mira og sikkerhed

SafeMind kombinerer dine svar, og målinger hvis du har slået dem til, ud fra faste regler for at beregne Care Levels og vælge anbefalinger. Det er indikatorer til støtte, ikke medicinske diagnoser, og de bruges ikke til at træffe beslutninger om ansættelse.

Mira er en AI-chatbot, ikke en læge eller en menneskelig rådgiver. Miras svar kan være upræcise.

Nogle svar kan udløse et sikkerhedstjek. Bekræftes en akut bekymring, modtager autoriserede medarbejdere hos Previon en begrænset alarm med dit bruger-id, tidspunktet og typen af alarm, men ikke dine detaljerede svar eller scorer.

SafeMind er ikke en nødtjeneste og overvåges ikke løbende af en behandler. En alarm er ikke en garanti for, at nogen kontakter dig med det samme. Har du brug for akut hjælp, så følg skibets nødprocedurer, ring til det lokale alarmnummer eller søg lægehjælp med det samme.

Hvem kan se dine oplysninger?

• Din arbejdsgiver og din kaptajn ser ikke dine individuelle svar, scorer, Care Level, målinger eller samtaler med Mira.
• Administratorer i din organisation og din kaptajn kan se bruger- eller besætningslisten: navn, e-mailadresse, rolle, sprog og work ID. De ser ingen helbredsoplysninger.
• Din organisation ser kun statistik på gruppeniveau. Der vises ingen statistik for en gruppe med færre end 10 aktive brugere.
• Previon kontakter kun den fortrolige rådgivning på dine vegne, eller fortæller din kaptajn, at du har brug for støtte af hensyn til sikkerheden, hvis du giver et særskilt, konkret samtykke på det tidspunkt. En besked til kaptajnen indeholder kun din identitet, dit kahytsnummer, tidspunktet og behovet for støtte, ikke dine svar eller resultater.
• Du kan altid selv kontakte den fortrolige rådgivning uden at dele noget via SafeMind.
• Autoriserede medarbejdere hos Previon og vores leverandører har kun adgang, når det er nødvendigt for at drive og understøtte servicen.

Leverandører

Vi bruger følgende leverandører til at drive SafeMind:

• Amazon Web Services (AWS), Irland: hosting, database, logs og login-e-mails. Hvor sikkerhedsalarmer via sms eller opkald til Previons akutteam er i brug, sendes de også via AWS, og opkald går via Frankfurt, Tyskland.
• TRX: drift og support af SafeMind-platformen.
• OpenAI: behandler de beskeder, du skriver til Mira. Beskederne sendes med lagring slået fra. OpenAI kan gemme dem i op til 30 dage for at overvåge misbrug, og derefter slettes de.
• Shen.AI: FaceScan-software, hvis du bruger FaceScan.
• Apple: tjeneste til push-notifikationer, hvis push er registreret på din telefon.

Polar: Når dit Polar 360-armbånd synkroniserer, spørger din telefon Polars server, om der er firmwareopdateringer. Det sender armbåndets id, dets firmware- og hardwareversion og din telefons IP-adresse til Polar. Der sendes ingen trivsels- eller helbredsoplysninger til Polar, og du behøver ikke en Polar-konto.

Vi kræver, at alle leverandører og tredjeparter, der behandler personoplysninger fra SafeMind, giver dine personoplysninger samme eller tilsvarende beskyttelse som beskrevet i denne politik.

Overførsler til lande uden for EU/EØS

SafeMinds centrale data opbevares hos AWS i EU (Irland).

Beskeder til Mira behandles af OpenAI i USA. Overførslen er omfattet af OpenAIs databehandleraftale, som indeholder EU's standardkontraktbestemmelser.

Bruges push-notifikationer, håndteres push-tokenet af Apples push-tjeneste, hvilket kan indebære behandling uden for EU/EØS.

Du kan få oplysninger om de garantier, vi bruger, ved at skrive til kontakt@previonnordic.dk.

Data på din telefon

For at appen kan virke offline, gemmes nogle data på din telefon: dit login-token (i telefonens sikre nøglering), din profil (navn, e-mailadresse og skib), svar der venter på at blive sendt, din seneste status, kladder, FaceScan-resultater, søvn-check-ins, samtykker vedrørende sikkerhed og kahytsnummer, data fra dit armbånd og downloadede medier.

Når du logger ud, fjernes de fleste af disse data, men ikke data fra armbåndet, appens enhedslog eller downloadede medier. Sletter du appen, fjernes appens data fra telefonen. På iPhone kan login-tokenet blive liggende i nøgleringen i op til 90 dage, efter at appen er slettet.

Hvor længe gemmer vi dine data?

• Konto- og appdata gemmes, så længe din konto er aktiv. De slettes, når du beder os om at slette din konto, eller når din organisation beder os om at lukke den.
• Samtaler med Mira gemmes ikke på vores servere. Svar fra Mira, som du gemmer som favoritter, gemmes sammen med din konto.
• Backups gemmes i 14 dage.
• Adgangslogs (bruger-id, handling og IP-adresse) gemmes i 365 dage. Andre applogs, uden IP-adresser, gemmes i 30 dage.
• Kræver loven, at vi gemmer visse oplysninger i længere tid, gemmer vi kun de oplysninger og kun så længe, det kræves.

Dine rettigheder og valg

Du har ret til at:

• få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig;
• få rettet forkerte oplysninger;
• få slettet dine personoplysninger og din konto;
• få begrænset behandlingen;
• gøre indsigelse mod behandling, der bygger på legitime interesser;
• modtage dine data i et overførbart format;
• trække dit samtykke tilbage når som helst;
• klage til en databeskyttelsesmyndighed.

Vil du gøre brug af dine rettigheder eller trække et samtykke tilbage, så skriv til kontakt@previonnordic.dk. Når du trækker et samtykke tilbage, stopper den behandling, der bygger på samtykket, fra det tidspunkt. Det påvirker ikke behandling, der er sket før, men personlige funktioner kan holde op med at virke.

FaceScan- og armbåndsdata behandles kun, hvis du vælger at bruge de funktioner.

Vi kan have brug for at bekræfte din identitet, fx ved at svare til den e-mailadresse, der er knyttet til din konto. Vi svarer inden for én måned.

Sletning af din konto

Du kan når som helst bede os om at slette din SafeMind-konto og de data, der er knyttet til den, uden at bruge appen.

Sådan sletter du din SafeMind-konto

Sikkerhed

Vi bruger tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der skal beskytte personoplysninger mod uautoriseret adgang, tab, misbrug, ændring eller videregivelse, herunder adgangskontrol, sikker hosting i EU og styring af leverandører.

Klage

Du kan klage til Datatilsynet eller til databeskyttelsesmyndigheden i det land, hvor du bor eller arbejder.

Ændringer i denne politik

Vi opdaterer denne politik, når appen eller vores behandling af personoplysninger ændrer sig. Den nyeste version findes altid på denne side.

Senest opdateret: 29. oktober 2026